Rozwój technologii sprawił, iż standardowy spis z natury oparty o kartkę i długopis został zastąpiony przez urządzenia mobilne – kolektor danych, wyposażone w czytniki kodów kreskowych. Zastosowanie technologii kodów kreskowych nie przyczyniło się znacząco do przyśpieszenia procesu inwentaryzacji, ale pozwoliło na wyeliminowanie błędów ludzkich, jednocześnie umożliwiło przesyłanie danych szybciej bez konieczności ich gromadzenia w jednym miejscu. W przypadku dużych instytucji inwentaryzacja środków trwałych lub asortymentu magazynowego wiąże się z powołaniem kilku komisji spisowych i fizycznym odwiedzeniem kilku lokalizacji, które nierzadko znajdują się w różnych miastach. Przykładem w tym zakresie mogą być placówki banków. Najczęściej system do zarządzania majątkiem banku znajduje się centrali, natomiast majątek firmy jest rozsiany praktycznie po całym kraju.
Technologia RFID (Radio Frequency Identification) umożliwia bezdotykowy odczyt tagu RFID przy użyciu dedykowanego czytnika tagów RFID, który w omawianym przypadku pracuje w pasmie wysokich częstotliwości. W praktyce oznacza to, iż tag może zostać zarejestrowany przez urządzenie z odległości od kilkunastu centymetrów do kilku metrów. W tym przypadku nie ma konieczności wyszukiwania miejsca, w którym znajduje się etykieta znakująca środek trwały lub zdejmowania wszystkich pudełek z regałów wysokiego składowania. Terminal przenośny może zarejestrować przedmioty znajdujące się w jego zasięgu bez konieczności wizualnego kontaktu z etykietą, jak w przypadku znakowania przedmiotów kodem kreskowym.
Nie należy jednak wyobrażać sobie rozwiązania z wykorzystaniem RFID w ten sposób, iż wchodzimy do pomieszczenia, uruchamiamy czytnik i w ciągu sekundy wszystkie przedmioty zostają zarejestrowane. Przytoczony scenariusz może być realny, jednak w związku z nagromadzeniem różnego typu przedmiotów, elementów konstrukcyjnych, pojawiające się interferencje – zakłócenia, mogą wpływać negatywnie na działanie urządzenia. W takiej sytuacji wymagania wobec użytkownika rosną. Technologia RFID w dalszym ciągu wymaga bliskiej współpracy użytkownika i narzędzia. W momencie, gdy tej współpracy nie ma lub nie układa się ona idealnie, cierpi na tym cale rozwiązanie. Dlatego niezwykle ważna jest edukacja i świadomość, w jaki sposób cały system działa i w jakich warunkach może działać lepiej, a kiedy gorzej.
System inwentaryzacyjny RFID wymaga nie tylko dobrych sprawdzonych urządzeń, ale przede wszystkim oprogramowania, które pozwoli na połączenie wszystkich urządzeń peryferyjnych z danymi zgromadzonymi w systemie do zarządzania majątkiem lub systemem magazynowo-księgowym. Wiele ograniczeń technologii RFID, łącznie z odczytem przedmiotów w innych pomieszczeniach, niż będący przedmiotem inwentury, czy nieprawidłowe wskazanie lokalizacji jest możliwe do opanowania z perspektywy oprogramowania. Rolą dystrybutora oraz integratora jest dobranie odpowiedniego sprzętu dostosowanego do wymagań instalacji, ale także zapewnienie takiej funkcjonalności oprogramowania, aby system działał sprawnie, ale przede wszystkim skutecznie.
Niezwykle istotne jest odpowiednie dobranie tagów, którymi znakowany jest asortyment. Należy pamiętać, iż metal jest wrogiem technologii RFID i skutecznie blokuje rozchodzenie się fal elektromagnetycznych. Z tego powodu innego rodzaju tagi będą wykorzystywane do znakowania powierzchni drewnianych, a zupełnie inne do oznaczenia powierzchni metalowych lub z domieszką metalu jak magnezowe obudowy komputerów i monitorów.
Korzyści wynikające z wdrożenia RFID – warto pamiętać o tym, iż nie jest to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdym środowisku. To przede wszystkim zwiększenie wydajności działania systemu: szybsze rejestrowanie asortymentu, zmniejszenie pomyłek podczas inwentury, możliwość wykorzystania nowoczesnych urządzeń mobilnych z czytnikiem RFID, możliwość monitorowania lokalizacji przedmiotów, w tym także szybsza inwentura wymagająca mniejszych zasobów ludzkich, co w konsekwencji może przyczynić się do większej częstotliwości inwentaryzacji i obniżenia kosztów operacyjnych.
